Manajemen Sekolah

Struktur organisasi sangat penting dalam setiap organisasi termasuk sekolah. Struktur organisasi yang baik dapat membantu sekolah dalam mencapai tujuan pendidikan seperti yang tercantum dalam visi dan misi-nya. Dari struktur organisasi tersebut nantinya dapat disusun job description masing-masing bidang. Menurut Haryatmoko 2020, struktur organisasi harus memungkinkan untuk membangun kerja sama, menjawab tuntutan keterampilan baru, dan mengubah dari struktur hierarkis ke jaringan yang mudah berubah bentuk dengan fasilitas serba teknologi digital dan IoT. Menurutnya struktur organisasi harus lebih fleksibel mengingat perubahan jaman dan teknologi yang sangat cepat, model struktur organisasi hierarkis dipandang sudah tidak relevan lagi. Struktur hierarkis merupakan struktur yang berjenjang dari jabatan paling bawah hingga paling tinggi, terdapat tingkatan jabatan yang mesti dilalui agar sampai pada puncak pengambil keputusan tertinggi. Terkadang hal ini memerlukan waktu yang lama, maka dengan model jaringan maka, pengendali puncak dapat langsung memantau ujung paling bawah seperti halnya ujung pada jaring ikan. Struktur hierarkis banyak digunakan oleh organisasi saat ini, namun terdapat tuntutan agar lebih fleksibel dalam bergerak seperti halnya jaring ikan dan tidak kaku lagi.

Biasanya setelah rencana strategis (renstra) disahkan maka diperlukan struktur organisasi untuk mengerjakan renstra tersebut. Kebanyakan organisasi telah memiliki struktur, maka langkah yang tepat adalah melihat kembali struktur organisasi yang ada. Apakah struktur organisasi yang ada mampu menjawab renstra yang telah disusun atau belum, apabila belum maka perlu dirumuskan struktur organisasi yang baru. Struktur organisasi yang baik dapat mengakomodasi bidang-bidang yang terdapat dalam renstra. Berikut contoh struktur organisasi sesuai bidang pada tulisan sebelumnya yang berjudul “Proses Membuat Rencana Strategis (Renstra) Dan Rencana Kerja Tahunan Sekolah”. Dalam tulisan tersebut terdapat delapan bidang dalam renstra yaitu bidang Standar Kompetensi Lulusan, Standar Isi, Standar Proses/Pembelajaran, Standar Penilaian Pembelajaran, Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Standar Pengelolaan Manajemen, Standar Sarana dan Prasarana, Standar Sumber dan Penggunaan Dana.

Berikut contoh struktur organisasi sekolah swasta yang cocok untuk menjawab kebutuhan bidang-bidang yang terdapat dalam renstra di atas:

Person In Charge (PIC) delapan bidang menurut renstra dapat dibagai sebagai berikut:

1. Bidang Standar Kompetensi Lulusan oleh WK III Kesiswaan.
2. Bidang Standar Isi, Standar Proses/Pembelajaran, Standar Penilaian Pembelajaran oleh WK I Kurikulum
3. Bidang Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan oleh Kabag Sumber Daya Manusia (SDM).
4. Bidang Standar Pengelolaan Manajemen oleh Kabag Penjaminan Mutu.
5. Bidang Standar Sarana dan Prasarana oleh Kabag Sarana Dan Prasarana.
6. Standar Sumber dan Penggunaan Dana oleh Kabag Keuangan, Akuntansi dan Perpajakan.

Setelah struktur organisasi jadi maka langkah selanjutnya adalah membuat job description dari masing-masing bidang yang terdapat dalam struktur. Penyusunan Job description diawali dengan melakukan job analysis terlebih dahulu. Untuk penyusunan job analysis dan pembuatan job description kami jelaskan pada tulisan-tulisan berikutnya.

Tujuan dari keberadaan sekolah adalah untuk mencapai visi-misi para pendiri (sekolah swasta), tiap sekolah mempunyai visi-misi yang berbeda. Sekolah adalah organisasi nir laba berbeda dengan perusahaan yang tujuan utamanya mencari keuntungan sebesar-besarnya. Menurut Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pasal 3: “Pendidikan nasional berfungsi mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, bertujuan untuk berkembangnya potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri dan menjadi warga Negara yang demokratis serta bertanggung jawab” Sekolah swasta walaupun memiliki visi, misi dan tujuan sendiri namun tidak dapat terlepas dari tujuan pendidikan nasional yang tercantum dalam undang-undang.

Untuk mencapai tujuan sekolah diperlukan manajemen yang baik, penting bagi para pengambil keputusan untuk memahami manajemen operasional sekolah. Berikut adalah diagram proses operasional sekolah:

Proses operasional sekolah dimulai dari input. Proses input merupakan sebuah proses untuk mendapatkan siswa baru yang sesuai dengan kriteria yang kita inginkan, proses ini meliputi:

Proses operasional sekolah selanjutnya adalah proses pembelajaran. Proses pembelajaran merupakan inti dari proses operasional sekolah. Proses pembelajaran yang dimaksud adalah Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) baik di kelas maupun luar kelas. Proses KBM membutuhkan instrumen antara lain:

1. Sumber Daya Manusia (SDM): SDM dalam hal ini tenaga pendidik (guru) dan tenaga kependidikan (karyawan). Untuk mencapai visi, misi dan tujuan dibutuhkan SDM yang sejalan dengan visi-misi (profil guru dan karyawan), maka perlu dilakukan rekrutmen pegawai yang benar dan desain pengembangan SDM yang baik .
2. Kurikulum: menurut Harold B. Alberty, 1965 kurikulum merupakan semua kegiatan yang diberikan kepada peserta didik atas tanggung jawab sekolah. Kurikulum ini tak hanya terbatas pada segala hal di dalam kelas saja, melainkan juga semua kegiatan di luar sekolah. Sehingga kurikulum bisa dikatakan sebagai alat untuk melakukan proses KBM. Sekolah swasta biasanya mempunyai kurikulum yang khas dengan memasukkan visi-misi dan nilai-nilai sekolah ke dalam kurikulum nasional yang sudah ditetapkan pemerintah.
3. Sarana dan prasarana (sarpras): sarana pendidikan adalah harta benda milik Yayasan yang meliputi alat pembelajaran, alat peraga, media pengajaran atau pendidikan, perabotan dan peralatan yang diperlukan sebagai kelengkapan dalam menjalankan fungsinya serta untuk meningkatkan mutu layanan, sedangkan prasarana adalah harta benda milik Yayasan yang meliputi lahan dan bangunan gedung yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan pendidikan. Agar proses pembelajaran berjalan dengan baik maka ketersediaan sarpras yang baik dan lengkap sangat diperlukan.
4. Keuangan: sumber pemasukan sekolah berasal dari sumbangan orang tua siswa. Sumbangan berupa Dana Pengembangan Pendidikan (DPP) dan Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP). DPP digunakan untuk pengembangan fasilitas pendidikan sedangkan SPP digunakan untuk operasional sekolah. Pengelolaan keuangan yang transparan dan efisien dapat menumbuhkan kepercayaan dari masyarakat. Surplus operasional dapat digunakan untuk pengembangan fasilitas, meningkatkan kesejahteraan guru/karyawan dan lainnya.
5. Manajemen: manajemen yang baik sangat dibutuhkan dalam mengelola sekolah. Pengelolaan operasional sekolah dari proses input sampai dengan output menjadi satu kesatuan yang utuh dan tidak dapat dipisahkan. Peran manajemen di sini dibutuhkan dalam mengatur operasional sekolah mulai dari perencanaan, pengorganisasian, aktivitas, pengawasan dan kontroling.
6. Proses pembelajaran juga dipengaruhi faktor lingkungan, faktor lingkungan luar dapat berasal dari pemerintah, masyarakat, keluarga dan lingkungan sekolah itu sendiri. Sebagai contoh peristiwa pandemi covid-19 mempengaruhi proses KBM, ketersediaan SDM dan fasilitas pendukung perlu penyesuaian dengan keadaan tersebut.

Proses operasional yang terakhir adalah output yaitu profil alumni. Profil alumni yang diharapkan merupakan tujuan akhir dari proses operasional sekolah. Tujuan organisasi nir-laba adalah tercapainya visi-misi sekolah yang diwujudkan dalam profil siswa/alumni. Tidak mudah untuk mengukur keberhasilan/tercapainya tujuan tersebut, perlu dilakukan kajian dan riset yang mendalam dan diperlukan instrumen penelitian yang tepat mengenai “produk” yang dihasilkan karena ketika siswa sudah lulus dan melanjutkan proses pendidikan yang lebih tinggi dan selanjutnya bekerja banyak faktor eksternal yang mempengaruhi pribadi-pribadi tersebut.

Demikian pemaparan proses operasional sekolah secara singkat. Mengenai penjabaran lebih rinci dan detail mengenai sub-sub bagian dalam proses tersebut akan saya tuliskan dalam tulisan berikutinya, terimakasih.

SWOT adalah akronim untuk Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats dari suatu organisasi. Analisis SWOT mengharuskan para manajer strategis untuk menemukan kesesuaian strategis antara kekuatan dan kelemahan internal (Internal Factor Evaluation) serta peluang dan ancaman eksternal (External Factor Evaluation). Analisis ini juga harus mengidentifikasi kompetensi langka organisasi, yaitu keahlian dan sumber-sumber tertentu yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Kompetensi langka organisasi secara tepat akan mencerminkan keunggulan kompetitif yang dimiliki. Berikut ini hasil analisis SWOT pada SMA X.

1. Kekuatan

No	Kekuatan
1	Pendaftar yang diterima dalam 5 tahun terakhir relatif stabil dengan perbandingan diatas 2:1
2	Penjaminan mutu
3	Sistem keuangan
4	Kegiatan ekstrakurikuler siswa
5	Kesejahteraan pegawai

2. Kelemahan

No	Kelemahan
1	Pelaporan pelaksanaan kegiatan
2	Inventarisasi aset
3	Pengembangan SDM
4	Strategi pemasaran
5	Sistem informasi manajemen

3. Peluang

No	Peluang
1	Kurikulum “merdeka belajar” yang dicanangkan oleh pemerintah
2	Paguyuban alumni yang kuat
3	Mempunyai asosiasi sekolah yang anggotanya di seluruh Indonesia
4	Lokasi sekolah yang strategis
5	Berkembangnya teknologi telekonferensi

4. Ancaman

No	Ancaman
1	Semakin kecilnya toleransi umat beragama di masyarakat
2	Dibukanya sekolah baru setingkat SMA dengan model pembelajaran yang sama
3	Munculnya sekolah-sekolah berasrama
4	Perubahan lingkungan sosial di sekitar SMA X
5	Kebijakan zonasi oleh pemerintah untuk sekolah negeri

A. Tahapan Analisis SWOT

1. Tatacara Pembobotan

Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif suatu faktor terhadap keberhasilan usaha dalam suatu perusahaan atau organisasi. Bobot tiap faktor diperoleh dengan menentukan nilai tiap faktor terhadap total nilai faktor. Bobot yang diberikan berada pada kisaran 0,000 (tidak penting) hingga 1,000 (paling penting). Faktor-faktor yang memiliki pengaruh besar pada organisasi diberikan bobot yang tinggi. Jumlah seluruh bobot yang diberikan harus sama dengan 1,000. Bobot setiap variabel diperoleh dengan membagi total nilai setiap variabel terhadap total nilai keseluruhan variabel. Rumusnya sebagai berikut. ai = Xi ∑Xi Penentuan bobot pada setiap variabel digunakan skala 1,2,3. Penilaian untuk setiap skala dapat dijelaskan sebagai berikut: 1 = jika indikator horizontal kurang penting daripada indikator vertikal 2 = jika indikator horizontal sama penting dengan indikator vertikal 3 = jika indikator horizontal lebih penting daripada indikator vertikal Table 1 format tabel dalam pemberian bobot Faktor Internal/Esternal A B C … Total Bobot A B C … Total keseluruhan variabel 1,000 Keterangan : ai = Bobot variabel i Xi = Total variabel i i = ke A,B,C,…

Contoh menghitung pembobotan dengan key person: Kepala Sekolah

Keterangan Faktor Internal

2. Tahap Pembobotan

No	Faktor Internal	Kepsek	Ka. Kantor	Ka. Tata Usaha	Ketua Pengurus	Jml
1	Pendaftar yang diterima dalam 5 tahun terakhir relatif stabil dengan perbandingan diatas 2:1	0.094	0.061	0.087	0.117	0.090
2	Penjaminan mutu	0.111	0.112	0.109	0.100	0.108
3	Sistem keuangan	0.089	0.073	0.103	0.089	0.088
4	Kegiatan ekstrakurikuler siswa	0.106	0.084	0.087	0.094	0.093
5	Kesejahteraan pegawai	0.100	0.084	0.082	0.083	0.087
6	Pelaporan pelaksanaan kegiatan	0.117	0.128	0.120	0.128	0.123
7	Inventarisasi aset	0.111	0.128	0.114	0.117	0.118
8	Pengembangan SDM	0.083	0.073	0.082	0.072	0.077
9	Strategi pemasaran	0.094	0.140	0.120	0.100	0.113
10	Sistem informasi manajemen	0.094	0.117	0.098	0.100	0.102
	Jumlah					1,000

No	Faktor Eksternal	Kepsek	Ka. kantor	Ka. Tata Usaha	Ketua Pengurus	Jml
1	Kurikulum “merdeka belajar” yang dicanangkan oleh pemerintah	0.066	0.106	0.078	0.074	0.081
2	Paguyuban alumni yang kuat	0.066	0.134	0.078	0.080	0.090
3	Mempunyai asosiasi sekolah yang anggotanya di seluruh Indonesia	0.083	0.128	0.078	0.080	0.092
4	Lokasi sekolah yang strategis	0.122	0.073	0.123	0.112	0.107
5	Berkembangnya teknologi telekonferensi	0.110	0.106	0.101	0.106	0.106
6	Semakin kecilnya toleransi umat beragama di masyarakat	0.088	0.084	0.084	0.080	0.084
7	Dibukanya sekolah baru setingkat SMA dengan model pembelajaran yang sama	0.105	0.128	0.123	0.117	0.118
8	Munculnya sekolah-sekolah berasrama	0.116	0.056	0.128	0.112	0.103
9	Perubahan lingkungan sosial di sekitar SMA X	0.110	0.078	0.101	0.117	0.102
10	Kebijakan zonasi oleh pemerintah untuk sekolah negeri	0.133	0.106	0.106	0.122	0.117
	Jumlah					1,000

3. Tahap Pemeringkatan

a. Kekuatan

No	Kekuatan	Kepsek	Kep YYS	KA. Tata Usaha	Ketua Pengurus	Jml
1	Pendaftar yang diterima dalam 5 tahun terakhir relatif stabil dengan perbandingan diatas 2:1	4	4	4	3	3.75
2	Penjaminan mutu	4	3	3	4	3.50
3	Sistem keuangan	4	4	3	4	3.75
4	Kegiatan ekstrakurikuler siswa	4	3	4	3	3.50
5	Kesejahteraan pegawai	3	3	3	4	3.25

b. Kelemahan

No	Kelemahan	Kepsek	Ka. YYS	Ka. Tata Usaha	Ketua Pengurus	Jml
1	Pelaporan pelaksanaan kegiatan	3	2	3	2	2.50
2	Inventarisasi aset	2	2	2	2	2.00
3	Pengembangan SDM	1	1	1	1	1.00
4	Strategi pemasaran	2	2	3	2	2.25
5	Sistem informasi manajemen	4	2	1	2	2.25

c. Peluang

No	Peluang	Kepsek	Ka. YYS	Ka. Tata Usaha	Ketua Pengurus	Jml
1	Kurikulum “merdeka belajar” yang dicanangkan oleh pemerintah	4	3	4	3	3.50
2	Paguyuban alumni yang kuat	4	3	4	4	3.75
3	Mempunyai asosiasi sekolah yang anggotanya di seluruh Indonesia	4	3	3	3	3.25
4	Lokasi sekolah yang strategis	2	4	1	3	2.50
5	Berkembangnya teknologi telekonferensi	3	4	3	3	3.25

d. Ancaman

No	Ancaman	Kepsek	Kep YYS	KA. Tata Usaha	Ketua Pengurus	Jml
1	Semakin kecilnya toleransi umat beragama di masyarakat	2	2	2	3	2.25
2	Dibukanya sekolah baru setingkat SMA dengan model pembelajaran yang sama	2	3	4	2	2.75
3	Munculnya sekolah-sekolah berasrama	3	2	3	2	2.50
4	Perubahan lingkungan sosial di sekitar SMA X	3	1	2	2	2.00
5	Kebijakan zonasi oleh pemerintah untuk sekolah negeri	4	2	3	3	3.00

4. Hasil Matrik Internal Factor Evaluation (IFE)

No	Kekuatan	Bobot	Peringkat	Nilai
1	Pendaftar yang diterima dalam 5 tahun terakhir relatif stabil dengan perbandingan diatas 2:1	0.09	3.75	0.337
2	Penjaminan mutu	0.11	3.50	0.378
3	Sistem keuangan	0.09	3.75	0.332
4	Kegiatan ekstrakurikuler siswa	0.09	3.50	0.324
5	Kesejahteraan pegawai	0.09	3.25	0.283
	Total nilai Kekuatan			1.654
No.	Kelemahan	Bobot	Peringkat	Nilai
6	Pelaporan pelaksanaan kegiatan	0.12	2.50	0.308
7	Inventarisasi aset	0.12	2.00	0.235
8	Pengembangan SDM	0.08	1.00	0.077
9	Strategi pemasaran	0.11	2.25	0.255
10	Sistem informasi manajemen	0.10	2.25	0.230
	Total Nilai kelemahan			1.106
	Total Nilai Kekuatan dan Kelemahan	1.00		2.760

5. Hasil Matrik External Factor Evaluation

No	Peluang	Bobot	Peringkat	Nilai
1	Kurikulum “merdeka belajar” yang dicanangkan oleh pemerintah	0.11	3.50	0.372
2	Paguyuban alumni yang kuat	0.13	3.75	0.503
3	Mempunyai asosiasi sekolah yang anggotanya di seluruh Indonesia	0.13	3.25	0.418
4	Lokasi sekolah yang strategis	0.07	2.50	0.182
5	Berkembangnya teknologi telekonferensi	0.11	3.25	0.345
	Total Nilai Peluang			1.818
No	Ancaman	Bobot	Peringkat	Nilai
1	Semakin kecilnya toleransi umat beragama di masyarakat	0.08	2.25	0.189
2	Dibukanya sekolah baru setingkat SMA dengan model pembelajaran yang sama	0.13	2.75	0.353
3	Munculnya sekolah-sekolah berasrama	0.06	2.50	0.140
4	Perubahan lingkungan sosial di sekitar SMA X	0.08	2.00	0.156
5	Semakin kecilnya toleransi umat beragama di masyarakat	0.11	3.00	0.318
	Total Nilai Ancaman			1.156
	Total Nilai Peluang dan Ancaman	1.00		2.975

6. Tahap Pencocokan

a. Analisis Matrik IE

Matrik IE dilakukan dengan menyandingkan total nilai kekuatan dan kelemahan serta total nilai peluang dan ancaman ke dalam Matrik IE.

Analisis perhitungan total nilai kekuatan dan kelemahan yaitu 2,760 serta total nilai peluang dan ancaman yaitu 2, 975 maka Matrik IE ada pada sel V. Sel V berada di area Hold and Maintain (pertahankan dan pelihara)

b. Kuadran Analisis SWOT

Penentuan kuadran analisis SWOT dilakukan dengan menentukan nilai faktor internal yaitu selisih kekuatan dan kelemahan serta nilai faktor eksternal yaitu selisih peluang dan ancaman.

Nilai Faktor internal           = 1,654 – 1,106

                                           = 0,548

Nilai faktor eksternal          = 1, 818 – 1, 156

                                           = 0.662 Setelah menentukan nilai faktor internal dan faktor eksternal maka dapat dilihat bahwa analisis SWOT berada di kuadran I yaitu Exspansion.

c. Matrik SWOT

Matriks SWOT diperoleh dengan memasangkan faktor-faktor eksternal dengan faktor-faktor internal. Dalam matriks SWOT diperlihatkan kesesuaian antara kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman seperti terlihat pada tabel berikut.

Berdasarkan hasil Kuadran Analisis SWOT SMA X menunjukkan posisinya berada pada kuadran I yaitu expansion mendukung strategi offensive. Selanjutnya perlu dirumuskan alternatif-alternatif strategi menggunakan matrik SWOT untuk mendukung keputusan dari hasil analisis kuadran SWOT. Perumusan strategi-strategi melalui matriks SWOT adalah sebagai berikut:

Faktor Internal               Faktor Eksternal	STRENGTH (S) – Pendaftar yang diterima dalam 5 tahun terakhir relatif stabil dengan perbandingan diatas 2:1 – Penjaminan mutu – Sistem keuangan – Kegiatan ekstrakurikuler  siswa – Kesejahteraan pegawai	WEAKNESS – Pelaporan pelaksanaan kegiatan – Inventarisasi aset – Pengembangan SDM – Strategi pemasaran – Sistem informasi manajemen
OPPORTUNITIES (O) Kurikulum “merdeka belajar” yang dicanangkan oleh pemerintahPaguyuban alumni yang kuatMempunyai asosiasi sekolah yang anggotanya di seluruh IndonesiaLokasi sekolah yang strategisBerkembangnya teknologi telekonferensi	– Meningkatkan jejaring dengan sekolah lain baik di dalam/luar negeri dan alumni dalam rangka peningkatan kompetensi siswa dengan menggunakan teknologi informasi (S4, O5, O3, O2) – Merancang Penerimaan Siswa Baru (PSB) dengan 100% web based dengan membangun infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak (S1, S3, O5) – Meningkatkan infrastruktur jaringan teknologi informasi untuk mempersiapkan ruang kelas yang mendukung teknologi pendidikan 4.0 serta peningkatan kualitas layanan pendidikan kepada siswa (S1, S3, S4, O1, O5)	– Meningkatkan jejaring dengan alumni, Perguruan tinggi dalam dan luar negeri untuk pengembangan SDM melalui program seminar dan pelatihan secara daring (W3, O1, O2, O3. O5) – Mempercepat proses integrasi sistem informasi manajemen tata kelola lembaga dengan menggunakan dukungan dari Alumni maupun Asosiasi (W5, O3) – Memanfaatkan jaringan alumni dalam pendaftaran siswa baru di seluruh Indonesia (W4; O2)
THREATS (T) Semakin kecilnya toleransi umat beragama di masyarakatDibukanya sekolah baru setingkat SMA dengan model pembelajaran yang samaMunculnya sekolah-sekolah berasrama Perubahan lingkungan sosial di sekitar SMA XKebijakan zonasi oleh pemerintah untuk sekolah negeri	Membangun asrama untuk menampung siswa dari luar kota (S1, S2, S3, T3, T4)	– Membuat kurikulum pembinaan pegawai secara berjenjang (5 tahunan) (W1, W3, T2, T4) – Membuat SOP Aset yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen (W2, W5, T2)

B. Tahapan Keputusan

1. Alternatif Strategi berdasarkan Hasil Matrik SWOT

SO	– Meningkatkan jejaring dengan sekolah lain di dalam/luar negeri dan alumni dalam rangka peningkatan kompetensi siswa dengan menggunakan teknologi informasi. – Merancang Penerimaan Siswa Baru (PSB) dengan 100% web based dengan membangun infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak. – Meningkatkan infrastruktur jaringan teknologi informasi untuk mempersiapkan ruang kelas yang mendukung teknologi pendidikan 4.0 serta peningkatan kualitas layanan pendidikan kepada siswa.
WO	– Meningkatkan jejaring dengan alumni, Perguruan tinggi dalam dan luar negeri untuk pengembangan SDM melalui program seminar dan pelatihan secara daring. – Mempercepat proses integrasi sistem informasi manajemen tata kelola lembaga dengan menggunakan dukungan dari Alumni maupun Asosiasi. – Memanfaatkan jaringan alumni dalam pendaftaran siswa baru di seluruh Indonesia.
ST	Membangun asrama untuk menampung siswa dari luar kota.
WT	– Membuat kurikulum pembinaan pegawai secara berjenjang (5 tahunan). – Membuat SOP Aset yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen.

2. Tahap Keputusan berdasarkan Matrik IE

Dari perhitungan Matrik IFE diperoleh 2,760 dan EFE 2,925 maka sekolah X berada di kuadran Hold and Maintain (pertahankan dan pelihara) dilakukan untuk sel III, V, dan  VII. Strategi umum yang dipakai adalah penetrasi pasar dan pengembangan  produk.

Hasil analisa Matrik IE, Kuadran SWOT dan matrik SWOT, maka sekolah X:

a. Masuk dalam sel V wilayah 1 area Hold and Maintain (pertahankan dan pelihara). Strategi yang cocok adalah strategi intensive:

1. Penetrasi pasar : a) meningkatkan infrastruktur jaringan teknologi informasi untuk mempersiapkan ruang kelas yang mendukung teknologi pendidikan 4.0 serta peningkatan kualitas layanan pendidikan kepada siswa, b) merancang Penerimaan Siswa Baru (PSB) dengan 100% web based dengan membangun infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Pengembangan produk: a) meningkatkan jejaring dengan alumni, Perguruan tinggi dalam dan luar negeri untuk pengembangan SDM melalui program seminar dan pelatihan secara daring, b) membuat kurikulum pembinaan pegawai secara berjenjang (5 tahunan). c) memanfaatkan jaringan alumni dalam pendaftaran siswa baru di seluruh Indonesia.

b. Tahap Keputusan berdasarkan Kuadran Analisis SWOT.

Kuadran Analisis SWOT SMA X menunjukkan posisinya berada pada kuadran I Expansion sehingga diperlukan pemilihan strategi yang berupa penggunaan setiap kekuatan untuk melakukan ekspansi. Posisi tersebut mengarah pada strategi SO yaitu :

1. Meningkatkan jejaring dengan sekolah di dalam/luar negeri dan alumni dalam rangka peningkatan kompetensi siswa dengan menggunakan teknologi informasi
2. Merancang Penerimaan Siswa Baru (PSB) dengan 100% web based dengan membangun infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak.
3. Meningkatkan infrastruktur jaringan teknologi informasi untuk mempersiapkan ruang kelas yang mendukung teknologi pendidikan 4.0 serta peningkatan kualitas layanan pendidikan kepada siswa.

Demikian contoh penyusunan SWOT untuk sekolah, semoga bermanfaat.

1. Melaksanakan Rencana Strategis

Menurut Allison (2005), langkah selanjutnya setelah penulisan rencana strategis adalah melaksanakan rencana strategis (renstra). Untuk menghubungkan antara pemikiran strategis yang tercantum dalam rencana strategis dengan pekerjaan sehari-hari maka dibutuhkan rencana operasinal dan anggaran/Rencana Kerja Tahunan (RKT). RKT dibuat setiap tahun berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan program tahun sebelumnya. RKT sebaiknya disusun berdasarkan riset internal dan eksternal yang mendalam. Riset dapat melibatkan guru dan karyawan yang kompeten dibidangnya, dengan riset diharapkan program yang muncul lebih mendalam dan dapat membantu menyelesaikan tantangan yang dihadapi sekolah.

Setelah program renstra selesai, sebelum menunjuk para PIC sebaiknya struktur organisasi harus ada terlebih dahulu. Struktur organisasi dibuat sebagai alat untuk melaksanakan program renstra yang dibuat, dengan demikian kualifikasi PIC yang dibutuhkan akan terlihat. Setelah dibuat struktur organisasi langkah selanjutnya adalah membuat job description, berdasarkan job description tersebut maka dapat ditentukan kualifikasi para PIC yang dibutuhkan. Agar program yang telah dibuat dapat dilaksanakan dengan baik maka harus didukung oleh PIC yang mempunyai kompetensi dan komitmen yang tinggi.

2. Memantau dan Mengevaluasi

Tahap terakhir dalam penyusunan perencanaan strategis menurut Allison (2005) adalah memantau dan mengevaluasi, tahap ini penting dilakukan untuk memantau pelaksanaan rencana strategis yang telah dibuat. Monitoring dan evaluasi (monev) diperlukan agar pelaksanaan program dapat berjalan dan tidak keluar dari rel yang telah ditentukan, sehingga ketika terjadi hambatan dan penyimpangan dapat segera diatasi dan dikembalikan kepada jalurnya. Idealnya setiap tahun dilakukan tiga kali monev, untuk periode tahun ajaran Juli-Juni sebaiknya monev pertama dilakukan di awal semester untuk memonitor kendala-kendala yang mungkin muncul sebagai penghambat pelaksanaan program-program yang telah disusun, monev kedua di akhir semester satu dilakukan pada bulan Januari-Februari untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan program selama satu semester dan monev ketiga atau monev akhir yang dilakukan pada bulan April. Hasil monev akhir ini yang akan dijadikan dasar untuk penyusunan program tahun berikutnya. Tim monev dapat dibentuk dari guru atau karyawan yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan dalam manajemen strategis. Selain melakukan monev yang tidak boleh dilupakan adalah para pimpinan wajib melakukan kontroling terhadap pelaksanaan program yang dilakukan oleh para PIC. Pempinan dapat mengambil keputusan dengan cepat berdasarkan hasil monev apabila terdapat hambatan dan juga antisipasi terhadap perubahan lingkungan.

3. Contoh Monitoring dan Evaluasi (Monev)

5.

Bidang Tenaga Pendidik dan Kependidikan

1. Menyusun dokomen pengembangan tenaga pendidik dan kependidikan. 2. Mengadakan pelatihan penulisan karya ilmiah.

Contoh Rencana Kerja Tahunan (RKT) Bidang Tenaga Pendidikan dan Kependidikan (SDM) yang diambil dari tulisan sebelumnya: “Proses Membuat Rencana Strategis (Renstra) Dan Rencana Kerja Tahunan Sekolah”. Memasuki awal tahun ajaran sekitar bulan Juli/Agustus perlu dilakukan monev awal. Monev awal diperlukan untuk memonitor kendala-kendala yang mungkin muncul sebagai penghambat pelaksanaan program-program yang telah disusun. Dari contoh RKT di atas misalnya dalam program “menyusun dokumen pengembangan tenaga pendidik dan kependidikan”, program ini PIC-nya adalah Bagian SDM. Pada program tersebut ditemukan adanya kemungkinan hambatan yang muncul, misalnya seperti kuranganya SDM yang mempunyai kompetensi dalam mengerjakan program tersebut. Tim monev dapat memberi solusi misalnya mencari tenaga ahli untuk menjadi supervisor. Sedangkan monev tengah tahun/akhir semester pertama dapat dilakukan sekitar bulan Januari. Masih dengan contoh di atas, misalnya program masih belum berjalan sesuai rencana walaupun sudah melibatkan tenaga ahli, tim monev dapat meneliti apa penyebabnya. Misalnya ditemukan penyebabnya adalah banyaknya beban kerja para PIC, tim monev dapat mengusulkan menambah tim atau mengusulkan kepada pimpinan untuk mengurangi program lain yang kurang mendesak. Monev akhir dilakukan sekitar bulan April atau dua bulan sebelum akhir tahun ajaran. Monev akhir dilakukan dengan Focus Group Discussion (FGD), FGD dapat mengundang pihak lain di luar PIC, misalnya pimpinan sekolah, pengurus Yayasan atau pegawai lainnya. Hasil monev akhir akan dijadikan rekomendasi dalam penyusunan program tahun berikutnya. Rekomendasi yang diberikan tim monev apabila program belum selesai berupa program diulang tahun ajaran depan dengan catatan saran misalnya pengurangan beban para PIC pada tugas lainnya. Demikian ulasan singkat mengenai bagaimana melaksanakan program yang telah dibuat dan evaluasinya, semoga bermanfaat.

Sekolah merupakan organisasi nir-laba, tujuan utama berdirinya sekolah berbeda dengan perusahan/dunia bisnis yang mencari keuntungan finansial sebanyak-banyaknya, tujuan organisasi nir-laba adalah tercapai-nya visi-misi sekolah seperti yang sudah dirumuskan para pendiri dahulu. Maka, sangat penting merumuskan visi-misi sekolah yang baik, benar dan jelas.

Menurut Campbell dan Yeung, visi adalah keadaan masa depan yang mungkin dan diinginkan dari suatu organisasi yang mencakup tujuan tertentu. Sedangkan menurut David Fred R., dan David Forest R, 1. pernyataan visi harus menjawab pertanyaan dasar, “Kita ingin menjadi apa?“, 2. visi yang jelas memberikan landasan untuk mengembangkan pernyataan misi yang komprehensif, 3. pernyataan visi harus ditetapkan terlebih dahulu dan terutama. Berdasarkan pernyataan tersebut maka, visi harus dibuat terlebih dahulu lalu diikuti dengan merumuskan misi. Visi harus jelas dan tegas dan menggambarkan apa yang ingin dicapai sekolah dalam periode tertentu. Visi sekolah sebaiknya dirumuskan setidaknya untuk lima tahun ke depan. Apabila sekolah sudah mempunyai visi dan dianggap sudah tidak relevan lagi dikarenakan perubahan jaman dan lainnya maka dapat dilakukan peninjauan ulang. Peninjauan ulang visi dapat melibatkan pegawai, tenaga ahli dan juga stake holder lainnya.

Setelah visi dirumuskan maka tahap selanjutnya merumuskan misi. Menurut Drucker pernyataan misi adalah landasan untuk prioritas, strategi, rencana, dan penugasan kerja sedangkan menurut Campbell dan Yeung, misi lebih terkait dengan perilaku dan saat ini. Misi diharapkan lebih konkret dari pada visi, misi yang ditulis menggambarkan apa yang akan dikerjakan setidaknya lima tahun ke depan. Nantinya misi yang dirumuskan akan diturunkan dalam rencana kerja tahunan.

Contoh visi dan misi:

Visi:

Pendidikan swasta yang unggul dalam mendidik siswa menjadi pemimpin yang cerdas dan mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan jaman.

Misi:

1. Menjalankan pendidikan berkualitas
2. Mendidik siswa menjadi pemimpin yang cakap
3. Mengembangkan komunitas pendidikan yang kredibel dengan memanfaatkan teknologi informasi

Dalam poin visi di atas terdapat tiga poin utama yaitu pendidikan swasta yang unggul, mendidik siswa menjadi pemimpin yang cerdas dan menyesuaikan perkembangan jaman. Dari ketiga poin visi tersebut kita dapat merumuskan tiga misi yang selanjutnya dapat di diturunkan menjadi program tahunan.

Demikian uraian singkat cara membuat visi-misi sekolah, semoga bermanfaat.